Pengantar Kartu Hasil Studi (KHS)
Kartu Hasil Studi, atau yang sering disingkat KHS, adalah dokumen resmi akademik yang memuat rekapitulasi nilai mata kuliah yang telah diambil oleh mahasiswa dalam satu semester tertentu. Dokumen ini sangat krusial karena menjadi bukti otentik capaian akademik Anda dan sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan, seperti pengajuan beasiswa, pendaftaran semester berikutnya (KRS), atau bahkan saat mengajukan izin studi. Memahami cara mengurus KHS yang benar adalah keterampilan dasar mahasiswa.
Secara umum, proses pengajuan dan pencetakan KHS kini banyak dilakukan secara daring (online) melalui sistem informasi akademik kampus. Namun, beberapa institusi mungkin masih memerlukan sentuhan fisik atau verifikasi langsung. Artikel ini akan mengupas langkah-langkah standar yang perlu Anda ikuti agar proses pengurusan KHS berjalan lancar dan tanpa hambatan.
Langkah-Langkah Umum Cara Mengurus KHS
Meskipun prosedur bisa bervariasi antar universitas, alur dasar dalam mendapatkan KHS relatif seragam. Berikut adalah tahapan yang paling sering ditemui:
- Pastikan Semua Nilai Sudah Terinput
Sebelum mengajukan KHS, pastikan dosen telah menyelesaikan input nilai di sistem dan nilai tersebut sudah resmi keluar (biasanya setelah masa sanggah berakhir). Jika ada nilai yang belum muncul atau terdapat kesalahan, segera hubungi dosen mata kuliah terkait.
- Penyelesaian Administrasi Keuangan
Sebagian besar kampus menerapkan kebijakan bahwa mahasiswa yang masih memiliki tunggakan biaya kuliah (UKT) atau denda administrasi tidak diperkenankan mengambil atau mencetak KHS. Pastikan semua kewajiban pembayaran telah lunas sebelum melangkah ke tahap pengajuan.
- Akses Sistem Informasi Akademik (SIAKAD)
Login ke akun SIAKAD atau portal mahasiswa Anda. Cari menu yang berkaitan dengan Akademik atau Hasil Studi. Biasanya terdapat opsi "Cetak KHS" atau "Lihat Transkrip Nilai Sementara".
- Cetak atau Unduh KHS
Jika sistem mendukung pencetakan langsung, Anda dapat mencetak dokumen tersebut. Jika Anda mencetak sendiri, perhatikan apakah KHS tersebut sudah memiliki tanda tangan elektronik atau cap resmi dari sistem. Jika belum, Anda mungkin perlu melanjutkan ke langkah verifikasi fisik.
- Pengajuan Verifikasi (Jika Diperlukan)
Untuk KHS yang membutuhkan legalitas resmi (misalnya untuk keperluan beasiswa luar negeri), Anda mungkin perlu membawa hasil cetak digital tersebut ke bagian administrasi akademik atau fakultas.
- Pengesahan oleh Bagian Akademik
Di bagian akademik, petugas akan memverifikasi data Anda. Jika semua sudah sesuai, KHS akan dibubuhi stempel resmi dan tanda tangan dekan/kaprodi. Proses ini seringkali memerlukan biaya administrasi legalisir.
Tips Penting Agar Proses Cepat Selesai
Mengurus administrasi seringkali memakan waktu jika tidak dilakukan dengan persiapan matang. Untuk meminimalkan antrean dan penundaan saat mengurus KHS, perhatikan tips berikut:
- Jangan Menunggu Hari Terakhir: Pengajuan KHS biasanya memuncak pada minggu pertama pembukaan. Cobalah ajukan di hari-hari awal atau di pertengahan periode yang ditentukan.
- Siapkan Identitas Diri: Selalu bawa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) asli atau fotokopi yang masih berlaku.
- Periksa Kembali Persyaratan: Hubungi bagian tata usaha fakultas Anda (via telepon atau media sosial resmi) untuk memastikan tidak ada dokumen tambahan yang spesifik hanya berlaku di fakultas Anda.
- Simpan Bukti Pembayaran: Meskipun sudah tertera lunas di sistem, simpanlah bukti bayar UKT semester lalu sebagai cadangan jika terjadi kendala sinkronisasi data.
Perbedaan KHS dan Transkrip Sementara
Seringkali mahasiswa bingung antara KHS dan transkrip sementara. KHS bersifat per semester, hanya mencakup nilai dari periode studi yang baru saja berakhir. Sementara itu, transkrip sementara adalah rekapitulasi nilai dari semester 1 hingga semester terakhir yang sudah diselesaikan, namun belum dilegalisir sepenuhnya seperti transkrip nilai akhir.
Pahami kebutuhan Anda. Jika hanya untuk mengecek IP semester ini, KHS digital sudah cukup. Namun, jika dibutuhkan untuk urusan resmi yang memerlukan legalisasi, pastikan Anda mengurus legalisasi KHS tersebut hingga mendapatkan cap dan tanda tangan basah dari pihak kampus yang berwenang.